Missions

En collaboration avec nos équipes, vous participez au développement des activités du Groupe.

En lien direct avec les différentes directions, vous avez à cœur d’intervenir sur l’ensemble des affaires courantes liées à vos Directions afin d’optimiser la gestion courante et de prendre en charge le suivi complet de dossiers administratifs ou d’évènements spécifiques.

Vos missions s’articuleront autour de :

Organisation :

• Optimiser la gestion et l’organisation des plannings et déplacements dans les agendas : prises de rendez-vous internes/externes, réservations, etc.
• Organiser et coordonner si besoin les informations internes et externes, à caractère confidentiel ou non, liées aux fonctions de la direction
• Prise en charge du suivi complet de dossiers administratifs et comptables: contrats prestataires, contacts spécifiques par exemple.
• Contribuer à l’organisation des évènements spécifiques aux directions concernées selon les sollicitations
• Appui logistique des instances : Conseil d’Administration, Assemblée générale, Comités : confirmations de présence, préparation des dossiers, réservation ou location de salles des réunions, restauration, hébergement, transports, etc.

Gestion :

• Réaliser les indicateurs de la Direction du Développement
• Alimenter les tableaux de bord
• Rédiger et mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, comptes-rendus)
• Classer et numériser les documents en lien avec la direction

Ressources Humaines :

• Collecter et transmettre les informations liées à l’établissement de la paie des collaborateurs de la Direction du Développement et de la Direction Engagements et Bien-Être Mutualistes: tableaux heures, tableaux de facturation, notes de frais
• Planifier les entretiens internes
• Contribuer à la gestion de candidatures selon les recrutements en cours
• Gérer l’enregistrement et la validation des notes de frais
• Suivre les commandes de matériel.

Animation de la démarche d’amélioration continue :

• Assurer le soutien administratif et organisationnel des Directions du Développement et Administrative et Financière.
• Optimiser la gestion des agendas, des plannings, et des déplacements.
• Coordonner les informations internes et externes, confidentielles ou non, liées aux fonctions des Directions.

Profil

Vous êtes idéalement issu d’une formation en gestion ou en administration et avez une première expérience réussie sur un poste similaire d’au moins 2 ans (expérience en alternance acceptée).

Rigoureux et synthétique, vous êtes à l’aise aussi bien à l’écrit qu’à l’oral. Votre curiosité et votre réactivité sont autant d’atouts vous permettant de vous adapter rapidement à de nouveaux défis.

Vous maîtrisez le Pack Office, en particulier Word et Excel.